Anzahlungen in Reservierungen sind Standard – aber Vorsicht: Viele Hotels buchen falsch und riskieren doppelte Umsatzsteuerschuld. igumbi zeigt die sichere Verwaltung von Anzahlung bis Endrechnung mit EPC-QR Code für schnelle Überweisungen, ohne eine separate Depositrechnung auszustellen.
Der Trick liegt in der richtigen Buchhaltung: Die Anzahlung wird per Quittung (ohne Umsatzsteuer) bestätigt. Erst bei der Endrechnung wird die Gesamtsteuerschuld korrekt ausgewiesen – und die bereits geleistete Anzahlung automatisch abgezogen. So vermeiden Sie Steuerfallen und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
Was ist eine Anzahlung im Hotel?
Für die Abwicklung von Reservierungen bei Hotels, Apartments und Ferienwohnungen werden oftmals zum Zeitpunkt der Reservierung Anzahlungen verlangt. Meistens überweist der buchende Gast den Betrag per Banküberweisung. Die geleistete Anzahlung (engl.: deposit/ down payment) soll zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung abgezogen werden.
Oft ist die Anzahlung auch jener Betrag, den sich der Betrieb laut Stornorichtlinie einbehält, für den Fall, dass die Reservierung innerhalb einer gesetzten Frist vor der Anreise storniert werden sollte. Eine übliche Anzahlung bei einer Hotelbuchung ist 30% des Logisbetrags.
Um diese Anzahlungen zu erfassen und zu verwalten, wird in der [igumbi Hotelsoftware]/de/tour/hotelsoftware folgendes Verfahren angewandt. Die Anzahlungsfunktion ist aktiviert wenn man beim Menüpunkt Setup die Zahlungen aktiviert
Anzahlung und Vorauszahlung – der Unterschied
Die Begriffe Anzahlung und Vorauszahlung werden oft synonym verwendet, bezeichnen aber unterschiedliche Modelle: Bei einer Vorauszahlung bezahlt der Gast den gesamten Betrag vor der Leistung, während bei einer Anzahlung nur ein Teilbetrag zu Reservierungszeitpunkt eingezogen wird. Für Hotelreservierungen ist die Anzahlung (typischerweise 30–50%) das Standard-Modell. Bei der Verwaltung in igumbi gelten die gleichen steuerlichen Regeln und Prozesse – egal ob Sie Anzahlung oder Vorauszahlung nennen. Das Entscheidende ist die korrekte Buchhaltung: ohne doppelte Umsatzsteuerschuld.
Depositrechnung vs. Anzahlungsbestätigung – der entscheidende Unterschied
Viele Hotels machen hier einen kritischen Fehler: Sie stellen eine Depositrechnung aus, auf der die Mehrwertsteuer bereits ausgewiesen wird. Das führt zu doppelter Umsatzsteuerschuld — einmal auf der Anzahlung und ein zweites Mal auf der Endrechnung. Nach geltendem Steuerrecht ist dies nicht zulässig und kann zu erheblichen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen führen.
Das richtige Modell: Anzahlungsbestätigung statt Depositrechnung. igumbi nutzt stattdessen eine Quittung (Anzahlungsbestätigung) ohne Mehrwertsteuer. Rechtlich korrekt ist: Die Umsatzsteuer wird erst bei der finalen Rechnung ausgewiesen – wenn die komplette Leistung erbracht ist. Dies geschieht zeitlich nach Check-out oder Leistungserbringung, nicht bei Zahlungseingang. So vermeiden Sie die Steuerfalle und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen.
Der Vorteil: Gäste zahlen schneller dank EPC-QR Code – besserer Cashflow. Ihre Buchhaltung bleibt sauber — keine Steuernachzahlungsrisiken bei Prüfungen.
Anzahlungsforderung erstellen
Die Reservierung, in der die Produktzeilen mit den Leistungen (inkl. Umsatzsteuer) eingetragen sind, ist die Basis für die Anzahlung.
In der Reservierung wird eine Anzahlungsforderung eingetragen. Der Anzahlungsbetrag ist einzutragen und die Fälligkeit der Anzahlung ist standardmäßig eine Woche später, kann aber bei der Eingabe geändert werden.
Wenn die Anzahlung von einer Kreditkarte über Ihr Terminal abgebucht wird, sollte auch eine Anzahlungsforderung eingetragen werden.
Alternativ kann die Zahlungsforderung per E-Mail an den Gast geschickt werden, wenn Sie Stripe für die Zahlungsabwicklung verwenden. Hier wird dem Gast E-Mail mit einem Link auf ein Zahlungsformular geschickt mit der Auflistung der Positionen und einem Feld für die Eingabe der Kreditkartennummer.
Die Zahlungsforderung wird in der Reservierung so dargestellt: Die Anzahlungsforderung kann so lange storniert werden, bis eine Zahlung gegen die Forderung erfasst wurde.
Es kann auch ein PDF-Beleg mit der Anzahlungsforderung abgerufen werden, um einen Beleg mit der Forderung der Anzahlung an den Gast per E-Mail zu schicken. Der Beleg enthält einen EPC-QR Code (Stuzza-Code / "Zahlen mit Code"), mit dem Gäste die Überweisung schneller und fehlerfreier abwickeln können – ideal für mobiles Banking.
PDF-Datei mit der Anzahlungsforderung
Zahlung der Anzahlungsforderung aufs Bankkonto eintragen
Wenn Sie eingehende Zahlungen auf Ihrem Bankkonto bearbeiten, können Zahlungen gegen Anzahlungsforderungen dabei sein. Diese Zahlungen sollten mit der Zahlungsart "Überweisung" eingetragen werden.
- Reservierung mit Nummer oder Name Suchen
- Zum Zahlungsforderungen gehen und auf den Zahlungsbutton klicken
- Anzahlung mit Zahlungsart "Überweisung" eintragen
Der offene Betrag in der Reservierung wird um den Anzahlungsbetrag vermindert.
Anzahlungsbestätigung (Quittung) schicken
Wenn die Zahlung der Anzahlungsforderung eingetragen wurde, können Sie eine Quittung als PDF abrufen und eine Anzahlungsbestätigung per E-Mail verschicken. Auf der Quittung wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.
Die Anzahlung kann im Falle einer Rückzahlung der Anzahlung / Rücküberweisung / Refundierung einer Kreditkartenzahlung "storniert" werden.
Eine PDF-Datei der Quittung kann abgerufen werden.
In weiterer Folge ist es möglich, mit Hilfe der E-Mail-Vorlagen die PDF-Quittung als Anhang für die Anzahlungsbestätigung zu verschicken.
Während des Aufenthalts: Zusätzliche Leistungen erfassen
Während des Aufenthalts können in der Reservierung zusätzliche Leistungen eingetragen werden. Typischerweise sind dies Konsumationen wie Gebäck oder Nutzung der Einrichtungen vor Ort: z.B. Sauna, Miete von Fahrrädern, Transfers.
Diese zusätzlich erfassten Leistungen erhöhen den Rechnungsbetrag und den offenen Betrag in der Reservierung.
Rechnung ausstellen
Beim Ausstellen der Rechnung wird der noch zu bezahlende offene Betrag ermittelt. Das ist die Rechnungssumme abzüglich der bereits geleisteten Anzahlung.
Die Zahlungsart für den noch offenen Betrag kann nun erfasst werden. Weitere Details zum kompletten Rechnungsprozess findest du im Ratgeber Rechnungen & Zahlungen.
Wenn keine Zahlung beim Check-out erfolgt - die Rechnung wird später bezahlt, z.B. per Überweisung - so tragen Sie keine Zahlung im Zuge der Rechnungsausstellung ein. Die Zahlung kann später erfasst werden.
PDF Rechnung mit Anzahlung: auf der ausgestellten Rechnung werden die zwei Zahlungen (die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung) ausgewiesen.
Offener Betrag der Rechnung
Auf der Rechnungsliste ist zu sehen, ob die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde oder noch Beträge offen sind.
Es besteht auch die Möglichkeit die Rechnungsliste zu filtern und nur die offenen Rechnungen anzeigen zu lassen. Das ist eine kompakte offene-Posten-Liste.
Wenn Sie viele Rechnungen auf Ziel ausstellen, meistens an Firmenkunden, so können von dieser Liste aus Mahnungen verschickt werden.
Zahlungen später eintragen
Die Zahlung kann auch später eingetragen werden, zum Beispiel wenn der Betrag überwiesen wird. Die ist oft bei Firmenkunden der Fall.
Suchen Sie hierfür die Rechnung in der Rechnungsliste, geben Sie in das Suchfeld die Rechnungsnummer ein und klicken Sie bei der entsprechenden auf den Button "Zahlung".
Nun können Sie die Zahlungsdaten (Betrag, Zahlungsart, Zahlungsdatum) der Rechnung eintragen. Das Datum der Zahlung lässt sich bis zum Datum des letzten Kassenabschlusses rückdatieren. Dies kann notwendig sein bei der Erfassung von Überweisungen anhand des Bankkontenauszuges.
Storno mit vollständiger Rückzahlung der Anzahlung
Rückabwicklung: Zahlung der Anzahlungsforderung stornieren
Eine Reservierung wird vor Ende der Stornofrist storniert. Die gesamte Anzahlung soll zurückbezahlt werden.
Es wurde eine Zahlungsforderung in einer Reservierung eingetragen
Eine Zahlung gegen die Anzahlungsforderung wurde erfasst.
Wie funktioniert die Rückabwicklung und das Zurückzahlen der Anzahlung (kein Verrechnen der Stornogebühr)?
Eine Rechnung wurde für die Reservierung noch nicht ausgestellt. Es wurde lediglich eine Zahlung gegen die Anzahlungsforderung verbucht. Die Anzahlung soll zurück überwiesen werden.
- Die betroffene Reservierung suchen
- In der Reservierung auf "Storno" bei der Anzahlungsforderung mit einer verbuchten Zahlung klicken
- Es wird bei der eingetragenen Zahlung eine Gegenbuchung/Storno erzeugt und die Anzahlungsforderung ist wieder offen.
Der PDF-Anzahlungsbeleg sieht danach so aus:
Stornogebühr vor Anreise mit Stornogebühr Produkt
Wenn Sie Stornogebühren für Reservierungen verrechnen, die innerhalb der Stornofrist stornieren, dann sollten Sie dafür ein eigenes Produkt für die Stornogebühr anlegen (mit der Kategorie “other”).
Dieses Produkt sollte den UST-Satz von 0 % haben. Sprechen Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Steuerberater ab.
Eine Rechnung mit Stornogebühr ausstellen und die Anzahlung zum Ausgleich verwenden
In der Reservierung für die stornierte Buchung:
- Löschen Sie die Zeilen mit den Logis und Ortstaxenleistungen aus der Reservierung.
- Erfassen Sie in den Leistungszeile die Stornogebühr - meistens in der Höhe der erfolgten Anzahlung.
- Stellen Sie eine Rechnung für die Stornogebühr aus. Die hinterlegte Anzahlung in der Reservierung soll mit “Zahlung hinzufügen” beim Ausstellen der Reservierung verwendet werden.
(Teil-) Rücküberweisung der Anzahlung
Wenn schon eine Anzahlung für eine Reservierung geleistet wurde und die Anzahlungssumme höher ist als die Stornogebühr (ist eher unüblich), dann gehen Sie wie folgt vor:
- Erfassen Sie in der Reservierung das Storno-Produkt.
- Stellen Sie eine Rechnung aus. Da die Rechnungssumme niedriger ist als die Anzahlung, erfassen Sie eine Zahlung mit einem negativen Betrag für die Differenz.
- Die Bezahlungsart für die Differenz ist wahrscheinlich "Überweisung", da Sie den Betrag zurück an den Gast überweisen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Vorauszahlung und Anzahlung – ist das für igumbi dasselbe? Praktisch ja. Bei beiden Modellen werden Zahlungen vor der Leistung eingezogen. igumbi behandelt beide gleich: Zahlungen werden ohne Mehrwertsteuer als Quittung bestätigt, die Umsatzsteuer wird erst auf der Endrechnung ausgewiesen. Das verhindert doppelte Steuerschuld in beiden Fällen.
Wie viel Anzahlung sollte ich verlangen? Die Anzahlungshöhe ist flexibel und kann je nach Stornorichtlinie festgelegt werden. Eine übliche Anzahlung bei Hotelbuchungen liegt bei 30% des Logisbetrags. Sie können diese je nach Ihren Richtlinien anpassen.
Wann sollte die Anzahlung fällig sein? Die Anzahlungsfälligkeit ist standardmäßig auf eine Woche nach Reservierungserstellung eingestellt, kann aber bei der Eingabe individuell geändert werden — je nach Betriebsrichtlinien und Gastanforderungen.
Wie wirkt sich die Anzahlung auf die Umsatzsteuer aus? Die Anzahlung wird ohne Mehrwertsteuer bestätigt (per Quittung), um doppeltes Ausweisen der Umsatzsteuer zu vermeiden. Die vollständige Umsatzsteuer wird erst auf der Endrechnung ausgewiesen.
Was passiert, wenn ein Gast die Buchung storniert? Nach Auslaufen der Stornofrist können Sie die Anzahlung einbehalten oder als Stornogebühr verwenden. Innerhalb der Stornofrist erfolgt eine vollständige Rückzahlung durch Stornierung der Zahlungsbuchung und Rücküberweisung an den Gast.
Welche Zahlungsmethoden werden für Anzahlungen unterstützt? Anzahlungen können per Banküberweisung, Kreditkarte (via Terminal oder Stripe Zahlungsformular) PayPal oder Bar erfolgen. Sie können die Zahlungsart je Gast flexibel eintragen.
Wird die Anzahlung auf der Endrechnung angezeigt? Ja, auf der Endrechnung werden beide Zahlungen aufgelistet — die geleistete Anzahlung und die verbleibende Zahlungsforderung, oder die geleistete 2. Zahlung — damit alle Zahlungsflüsse transparent dokumentiert sind.
